Investir na organização financeira é fundamental para ter uma empresa rentável e bem sucedida. E um dos primeiros passos para fazer isso é usar uma planilha de controle de caixa para acompanhar as entradas e saídas de dinheiro.
Conhecer bem as receitas e despesas é uma forma de facilitar o planejamento financeiro, além de oferecer uma visão ampla e detalhada de todo negócio.
E, a melhor forma de começar esse processo é utilizar uma planilha para documentar e organizar as informações de entradas e saídas.
Se você ainda não sabe como usar um modelo de fluxo de caixa na sua empresa, continue lendo.
O que é o fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é a gestão da movimentação financeira de uma empresa. Ou seja, é a forma de visualizar tudo que entra e sai de dinheiro da companhia.
Através dessa ferramenta é possível fazer o controle financeiro do negócio e identificar mais rapidamente quando houver um problema de falta de dinheiro em caixa, por exemplo.
Porque usar um modelo de fluxo de caixa?
Um dos principais motivos para as empresas não passarem de um ano de funcionamento é justamente falhas na gestão financeira. Por isso, utilizar esse tipo de ferramentas é uma prática fundamental para o seu negócio.
E é isso que justifica o uso de modelo de fluxo de caixa para acompanhar as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa.
Para ficar mais claro, abaixo separamos as principais razões para fazer o controle de caixa.
Visibilidade do caixa
O primeiro motivo é o mais óbvio: ter visibilidade do que acontece no caixa da sua empresa. Isso significa que com um fluxo de caixa organizado é possível visualizar de maneira rápida e clara quais são as receitas e quais são as despesas da sua empresa.
Análises
Esse acompanhamento facilita as análises a respeito dos ganhos e gastos do negócio. Por exemplo, ao usar um modelo de fluxo de caixa, você poderá identificar quais são as principais fontes de receita da sua empresa. Com isso, é possível traçar estratégias para manter e buscar mais clientes desse perfil.
Também é possível analisar quais são as áreas que exigem maior investimento. Ou seja, com o que a sua empresa mais tem despesas.
Corte de gastos
Saber quais são as principais despesas de uma empresa facilita na hora em que é preciso realizar cortes de gastos. Todo negócio passa por momentos difíceis ao longo do tempo. E, normalmente, é necessário cortar ou reduzir algumas despesas.
Quem faz um bom uso da planilha de fluxo de caixa, consegue tomar decisões sobre corte de gastos com mais facilidade.
Mais organização financeira
Todos esses fatores contribuem para uma maior organização financeira da empresa. Afinal, conhecer bem de onde vem e para onde vai o dinheiro é fundamental para controlar bem as finanças.
Como usar uma planilha de fluxo de caixa
Usar um modelo de fluxo de caixa tem diversas vantagens e, ter uma rotina de preenchimento e análises é essencial. Normalmente ao fim de todo mês é preciso parar e fazer uma análise de como foi a movimentação financeira do negócio ao longo do período.
Com uma planilha atualizada é possível verificar qual a situação financeira da empresa a cada mês e ao final do ano. Se você ainda está na dúvida de como usar um modelo de fluxo de caixa, veja algumas dicas abaixo.
Preencha diariamente
Sabemos que nem sempre é fácil parar todos os dias para preencher uma planilha. Mas, ao fazer esse processo é muito mais fácil manter uma gestão financeira eficiente.
Por isso, tente reservar alguns minutos para preencher a planilha diariamente com as entradas e saídas. Com isso é possível evitar que alguma informação se perca ou que você perca muito tempo quando parar para preencher ao fim da semana ou do mês.
Além disso, quem acompanha o fluxo de caixa todos os dias ganha mais agilidade na tomada de decisões quando acontecem imprevistos, por exemplo.
Insira todas as entradas e saídas
Um fluxo de caixa completo precisa ter todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa. Então, mesmo os custos mais baixos devem constar nessa planilha.
Isso porque, ao deixar uma ou outra conta de fora você perde a visão real do seu caixa. O que pode gerar imprevistos e dores de cabeça no futuro.
Classifique todas as entradas e saídas.
Ao inserir as movimentações financeiras do negócio é importante sempre classificá-las. É assim que você poderá identificar os tipos de despesa e receita e fazer análises mais assertivas.
No caso das receitas, lembre-se de categorizar as fontes pagadoras e o que foi vendido, sejam produtos ou serviços.
Já para as despesas, além de categorizar o tipo de conta, adicione também se são:
- despesas fixas (que sofrem pouca alteração de valor ao longo do tempo): como aluguel, conta de luz, internet, salários.
- ou despesas variáveis (que podem ter valores diferentes de acordo com os meses): comissões por vendas, custo de matéria prima.
Com uma boa classificação será possível identificar com mais facilidade quais são os gastos desnecessários ou que podem ser reduzidos caso seja preciso.
Faça uma previsão semanal e mensal
Com o passar do tempo será possível ter uma visão mais clara das entradas e saídas. E, com isso, você poderá fazer previsões semanais e mensais das receitas e gastos da empresa.
Essas projeções facilitam o acompanhamento do resultado da empresa e podem indicar quando houver alguma mudança muito fora do normal. Por exemplo, se em alguma semana a sua empresa não chegar ao resultado previsto ficará mais fácil identificar o motivo e traçar estratégias para recuperar o resultado.
Analise os dados
Além de acompanhar o dia a dia, o controle do fluxo de caixa possibilita análises do financeiro da sua empresa.
Com esses dados é possível analisar:
- melhores datas para pagamentos e negociar com clientes e fornecedores para evitar que o caixa fique descoberto;
- detectar quais custos mais impactam o negócio e o que é possível fazer para reduzi-los
- identificar os gastos desnecessários que pode ser evitados
- descobrir quais são os melhores clientes, que trazer mais receita e pagam em dia
- reconhecer quando houver alguma alteração muito evidente nas contas do negócio.
Essas e outras análises podem facilitar as tomadas de decisão e garantir a saúde financeira da companhia.
